Der Kick-off ist der entscheidende Punkt bei einem technischen Projekt. Quasi der Beginn vor dem Beginn. Hier legen Sie als Projektleiter fest, welche Kultur im Projektteam in den nächsten Monaten gelebt wird. Zwischenmenschliches hat beim Kick-off Vorrang. Die Leute müssen sich erst kennen lernen – auch wenn sie sich als Kollegen schon gut kennen. Eine neue Gruppe sucht sich beispielsweise völlig unbewusst einen informellen Führer neben der Person des Projektleiters. Dies sind oft sehr gute Argumentierer und Überzeuger – nicht unbedingt die besten Fachkräfte. Spätestens nach dem Kick-off sollte jeder Projektleiter ein Gefühl dafür haben, wer dieser informelle Führer in seinem Projektteam ist. Der informelle Führer sieht in der Regel seine Hauptaufgabe in der Erhaltung bzw. Steigerung der Gruppeneffizienz und/oder des Gruppenklimas. Oftmals genießt der informelle Führer durch die anderen Teammitglieder eine höhere Akzeptanz als der formelle Führer. Konflikte entstehen dann, wenn jede der beiden Führungspersonen die alleinige Führungsrolle für sich beansprucht. Hierdurch wird die Effizienz des Gruppenergebnisses reduziert. Die Rollenverteilung zwischen Projektleiter und informellen Führer sollte akzeptiert und als befruchtendes Element in der Gruppenarbeit angesehen werden.
Der Faktor Zeit
Wichtig ist außerdem bei einem Kick-off, dass Sie sich sehr viel Zeit dafür nehmen. Die Leute sollen wirklich die Gelegenheit haben, ihre Bedenken, Ideen, Ängste etc. einzubringen. “Killerphrasen” wie “Das werden wir in dieser Zeit ohnehin nie schaffen” werden vielleicht auftauchen, sollten aber mit Beendigung des Kick-offs von selbst aufgelöst haben. Es sollte eine Art Aufbruchsstimmung entstehen. Daher ist auch auf die feinen Signale der Leute zu hören, die sich eventuell falsch eingesetzt fühlen. Vielleicht kann man diese mit Zusatzkompetenzen befriedigen.
Wichtig ist, dass alle negativen Energien beim Kick-off raus gelassen werden. Die Leute müssen erst zu ihren Rollen finden. Wird das am Beginn nicht gemacht, hemmt das den Projektfortschritt und kann gefährlich werden.
Feiern Sie den Start
Zum Ende des Kick-offs. Planen Sie unbedingt ein gesellschaftliches “Ereignis” außerhalb des Unternehmens ein. Das reicht schon, wenn Sie nach dem Meeting ALLE Projektmitarbeiter auf ein Bier (oder sonst was…) einladen. Das stärkt ungemein das WIR-Gefühl und Sie werden als Projektleiter eine Fülle von Informationen erhalten, wie das Team strukturiert ist.
Bitte nicht zu vergessen: Sie als Projektleiter sind derjenige, der den Stil und die Kultur im Projektteam vorgibt – die Leute (auch die alten Hasen) werden sich an dem orientieren.
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Verfasst von Andreas Reisenbauer
Andreas Reisenbauer
(SYSCOMM-Inhaber)
