Patrick Fritz studierte Betriebliches Prozess- und Projektmanagement an der Fachhochschule Vorarlberg. Er arbeitet dort als Projektleiter am Forschungszentrum für Prozess- und Produkt-Engineering und betreibt Jahooda, die Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Projekt-, Prozess- und Innovationsmanagement. Gegenwärtig schreibt er seine Dissertation an der Universität Innsbruck.
“Prozesse sollten den Menschen freundlich gesinnt sein, denn ihre Aufgabe ist es, die Umstände zu verbessern, unter denen die Menschen handeln. Handeln um schließlich bessere Ergebnisse zu erzielen.“ Dieses Zitat stammt aus einem etwas älteren Blogartikel, trifft aber meines Erachtens genau den Nerv. Wie sieht aus Ihrer Sicht die Realität aus: Dienen in den Unternehmen die Prozesse den Menschen oder umgekehrt?
Patrick Fritz: Ich bin der tiefen Überzeugung Prozesse sollen den Menschen dienen. Wenn der Nutzen für die Menschen nicht gegeben ist kommen die Prozesse sowieso niemals in der Realität an. Wenn es aber daran geht Einsparungen vorzunehmen bzw. “Mitarbeiter frei zu setzen” geht häufig das Prozess-Gespenst um. Somit wird Transparenz in den betrieblichen Abläufen automatisch mit Entlassungen gleichgesetzt (=Menschen dienen den Prozessen)… und das stinkt mir!
Neben dem Effizienzargument gibt es nämlich zahlreiche weitere Gründe um Prozessmanagement einzuführen. Leider steht nur allzu häufig die Effizienz im Vordergrund (macht auch Sinn wenn dem Unternehmen und damit den Mitarbeitern das Wasser bis zum Hals steht), aber es gibt weitere Gründe für (sinnvolle) Transparenz: Unternehmensstrategie, Qualitätsmanagement, IT, Controlling. Das Effizienzargument greift eben nicht immer und ist manchmal einfach zu kurz gedacht!
Was ist aus Ihrer Sicht notwendig, dass speziell neu zu etablierende Prozesse in Unternehmen von den Mitarbeitern gelebt und eingehalten werden?
Patrick Fritz: Erfolgsfaktoren sind so eine Sache! Egal in welchem Bereich, es gibt mit Sicherheit unzählige Arbeiten dazu. Die Nachfrage scheint ungebrochen zu sein. Auf der anderen Seite sind Aufzählungen von Erfolgsfaktoren zum überwiegenden Teil von äußerst bescheidener Aussagekraft.
Meine Grundannahme lautet: Wenn eine Sache in der Praxis erfolgreich sein soll, muss sie den beteiligten Akteuren möglichst unmittelbaren NUTZEN stiften! Welche Punkte müssen gegeben sein, damit Geschäftsprozesse für die Geschäftsführung, Prozesseigentümer und Prozessmitarbeitern Nutzen stiften können?
- Die Geschäftsführung: Geschäftsprozesse stiften der Geschäftsführung nutzen, wenn sie dabei helfen die Strategie bzw. die strategischen Ziele in der Organisation zu verankern. Umgekehrt läuft es auf das Gleiche hinaus. Über Geschäftsprozesse und entsprechende Kennzahlen muss es der Geschäftsführung möglich sein, den Leistungsfortschritt im Sinne der strategischen Ziele zu kontrollieren.
- Für den Prozesseigentümer stiften Geschäftsprozesse Nutzen, wenn die Schnittstellen zwischen den Abteilungen klar geregelt werden. Somit werden alltägliche Reibungsverluste minimiert, die zu unnötigen Verlusten im operativen Geschäft führen. Außerdem gilt es Transparenz in die Abläufe einer Organisation zu bringen, um eine erste Grundlage für weiterführende Prozessoptimierungen zu bieten.
- Dem Prozessmitarbeiter bieten Geschäftsprozesse Nutzen wenn sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern einer Organisation erleichtern. Eine grundsätzliche Richtung wie Abläufe auszusehen haben muss vorgegeben werden, aber nicht auf Kosten der gewünschten Flexibilität. Der richtige Mix zwischen zentraler Vorgabe und individueller Handlungsfreiheit muss gefunden und gelebt werden.
An Projektmanagement-Werkzeugen mangelt es nicht: In Seminaren und Workshops werden Projektleiter mit Tools, Plänen, Ablaufdiagrammen und vielem anderen mehr überschüttet. Ein Blick in die Praxis zeigt freilich an anderes Bild. Stimmt der Eindruck, dass die meisten Projekte nicht wegen der Tools, sondern an den Menschen selbst scheitern?
Patrick Fritz: Projekte scheitern in den seltensten Fällen an den Tools. Ein kurzer Blick auf die Hierarchie der Elemente in einer Organisation öffnet schnell die Augen. Dabei handelt es sich um eine Prioritätenliste, die angibt in welcher Reihenfolge Themen in der Organisation angegangen werden sollten:
- Mitarbeiter
- Strategie, Fokus
- Prozesse
- Routine/Sicherheit
- Standards
- Hilfsmittel/Infrastruktur
Soll heißen, will ich Projekte in meiner Organisation erfolgreich gestalten werfe ich zuerst einen Blick auf meine Mitarbeiter. Sind sie in der Lage erfolgreiche Projekte durch zu führen? Erst zum Schluss kümmere ich mich um die geeigneten Hilfsmittel, in diesem Fall PM-Tools.
Welche Kardinalfehler begehen Projektleiter und –mitarbeiter nach Ihrer Einschätzung am häufigsten?
Patrick Fritz: Warum scheitern Projekte?
- Unklare Anforderungen und Ziele
- Fehlende Ressourcen bei Projektstart
- Politik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeiten
- Fehlende PM Erfahrung auf Leitungsebene
- Unzureichende Projektplanung
- Schlechte Kommunikation
- Mangel an qualifizierten Projektmitarbeitern
- Fehlende PM-Methodik
- Mangelhaftes Stakeholdermanagement
- Fehlende Unterstützung des Top-Managements
Der „Beginn vor dem Beginn“ wird bei vielen Projekten oft unterschätzt. Welche Punkte sind Ihrer Einschätzung nach in der Vorbereitungsphase vor dem Kick-off vorrangig zu beachten?
Patrick Fritz: Auch hier dient ein Blick auf die oben genannten 10 Gründe warum Projekte scheitern. Anforderungen und Ziele müssen bereits vor dem Kick-off klar sein. Außerdem müssen ausreichend qualifizierte Ressourcen (=Menschen) bei Projektstart zur Verfügung stehen!
Danke für das Gespräch!
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Verfasst von Andreas Reisenbauer – folgen Sie Ihm auch auf <a href="http://twitter.com/AReisenbauer" target="_blank">Twitter</a>
Andreas Reisenbauer
(SYSCOMM-Inhaber)
