Dada Lin ist 1987 in Stuttgart geboren. Parallel zu seinem Studium des Wirtschaftsingenieurwesens an der TU Dresden arbeitete er in verschiedenen Abteilungen der T-Systems Multimedia Solutions GmbH (Stab der Geschäftsführung, Strategy & Excellence). Für seine Diplomarbeit “Wissensmanagement Reloaded – Ein Ordnungsrahmen für den systemischen Umgang mit Wissen im Enterprise 2.0″ wurde er 2010 mit dem Deutschen Nachwuchspreis Wissensmanagement ausgezeichnet. Seit 2011 promoviert er als Industriedoktorand – Schwerpunkte: Wissensmanagement und Wissensarbeit, Enterprise 2.0, Organisationsgestaltung.
Sie haben sich in Ihrer Diplomarbeit „Wissensmanagement Reloaded – Ein Ordnungsrahmen für den systemischen Umgang mit Wissen im Enterprise 2.0“ intensiv mit der internen Nutzung von Social-Media-Software in Unternehmen auseinander gesetzt. Was sind aus Ihrer Sicht die Erfolgsfaktoren, damit diese Tools auch tatsächlich langfristig von den Mitarbeitern akzeptiert werden?
Aus meiner Erfahrung sind die wichtigsten Voraussetzungen für den langfristigen Erfolg, dass die Tools für die Mitarbeiter 1) einen echten spürbaren Nutzen für die eigene Arbeit bieten und 2) der Umgang mit ihnen Spaß macht.
1) Hier spielt vor allen Dingen eine Rolle, auf welche Art und Weise Social Media eingesetzt wird. In meiner Diplomarbeit habe ich exemplarisch 2 idealtypische Anwendungsmodi für Enterprise Wikis herausgearbeitet:
Während die Befüllung einer an Wikipedia angelehnten, unternehmensweiten Wissensdatenbank von den Mitarbeitern häufig als zusätzlicher Aufwand neben der eigentlichen Arbeit wahrgenommen wird (enzyklopädischer Anwendungsmodus), können Wikis auch als offene, freie Arbeitsplattform fungieren. Ähnlich wie bei einem analogen Whiteboard entscheiden die Mitarbeiter hierbei selbst, wie und wofür sie das Werkzeug einsetzen. Insbesondere die gemeinsame Meeting-Organisation sehe ich dabei als wichtiges Anwendungsszenario (Agenda, Protokoll & Nachbereitung).
2) Damit der Umgang mit Social Media-Plattformen Spaß macht, muss den Mitarbeitern möglich sein, mit Hilfe der Plattform ihre eigene Reputation im Unternehmen zu pflegen. Dies erfolgt bereits durch Elemente wie Profilfotos und -informationen oder eine Kommentarfunktion. Dadurch wird die intrinsische Motivation zur Wiki-Nutzung angesprochen. Zusätzlich gilt selbstverständlich, dass die Plattform einfach und intuitiv zu handhaben und keine unnötigen Funktionen enthalten sein sollten. Oft wird angenommen, dass dies per se Eigenschaften von Social Media Tools sind – in meinen Augen ist es jedoch eher eine Grundanforderung an deren Gestaltung.
Welche Unternehmensstruktur (Hierarchie etc.) sollte aus Ihrer Sicht als Grundbedingung vorliegen, dass Wissensmanagement im Enterprise 2.0 funktioniert?
Meiner Meinung nach gibt es nicht DIE ideale Unternehmensstruktur (à la Adhokratie), in welcher die Wissensarbeit/das Wissensmanagement besonders gut durch Social Media unterstützt werden kann. Generell muss für die einzelnen Mitarbeiter jedoch möglich sein, ohne umständliche, hierarchieabhängige Freigabeprozesse, selbständig und frei auf der Plattform zu arbeiten. Nur so bleibt die Nutzung unkompliziert.
Betrachtet man die Art der zu erledigenden Aufgabenstellung im Unternehmen, kann man sagen, dass insbesondere bei zusammenarbeitsintensiven und konzeptionslastigen Aufgaben Social Media Tools gut eingesetzt werden können – beispielsweise für standortübergreifende (virtuelle) Projektarbeit im Team.
Idealerweise kann der Einsatz von Social Media-Tools dazu führen, dass die Anzahl informeller, d.h. abteilungs- und hierarchieübergreifender Beziehungen stark anwächst – und somit die formale Unternehmensstruktur durch eine robustere informelle Netzwerkstruktur ergänzt wird. Diese stellt die Grundlage für einen effizienten, informellen Austausch von Wissen in Netzwerken/Communitys dar.
Inwieweit verändern Enterprise 2.0 auch die tatsächliche Unternehmens-, Abteilungs- und Teamkultur in Firmen?
Ich denke, ein häufiger Irrtum in der Diskussion zu Enterprise 2.0 ist die Annahme, dass die Einführung von Social Media-Tools bereits eine Kulturveränderung darstellt. Meines Erachtens nach stellen diese Tools vielmehr eine Möglichkeit dar, die bereits VORHANDENE Kultur (Diskussionskultur, Streitkultur, offen vs. restriktiv) zu skalieren, d.h. die Auswirkungen der bereits vorhandenen Kultur zu multiplizieren. Liegt jedoch z.B. ein stark autoritär geführtes Unternehmen vor, in dem weitere Diskussionen zu topdown-Beschlüssen unüblich sind, so bewirken auch die Einführung von Wikis oder Blogs keine Verhaltensänderungen der Mitarbeiter. Deshalb sollte bei der Einführung von Social Media geprüft werden, ob die den Tools zugrunde liegenden Paradigmen (Offenheit, Partizipation – bis hin zur demokratischen Führung) tatsächlich gewollt sind und zur „Betriebsweise“ der Organisation passen.
Viele Unternehmen wagen derzeit die ersten Schritte zu einem Enterprise 2.0. Was sind in der Anfangsphase die häufigsten Fehler?
Im Rahmen meiner Tätigkeit in der T-Systems Multimedia Solutions GmbH habe ich einige Stolpersteine bei der Einführung von Enterprise 2.0-Technologien kennenlernen können. Eine gute Zusammenfassung dazu findet man im Artikel Der steinige Weg zum Enterprise 2.0
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Andreas Reisenbauer
(SYSCOMM-Inhaber)
