Es existiert in Unternehmen wahrscheinlich kein längeres Projekt, dass ohne die – teilweise vielgehassten – Meetings auskommt. Die Ergebnisse derselben lassen oft einiges zu wünschen übrig. In meinem Seminaren zum Thema Besprechungsmanagement weise ich immer darauf hin, dass Meetings der Knackpunkt für das Gelingen eines Projektes oder eines gemeinsamen Vorhabens in einem Unternehmen oder einer Organisation sind. Ulrike Wikner hat in einem Artikel für perspektive mittelstand die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Einladungen sind ungenau oder nichtssagend.
- Die Tagesordnung ist schlecht strukturiert oder überfrachtet.
- Es kommt kein echter Dialog zwischen den Teilnehmern zustande.
- Teilnehmer, die sich während der Besprechung passiv verhielten, identifizieren sich nicht mit den Besprechungsergebnissen.
- Entscheidungen werden behindert oder noch schlimmer: Es werden gar keine Entscheidungen getroffen.
- Entscheidungen werden nicht oder mit erheblichem Zeitverzug dokumentiert, keiner weiß mehr so genau, worum es eigentlich ging.
- … und das alles hat außerdem noch „ewig“ gedauert.
Wunderwuzzi Moderator
So komplex die Ursachen für ineffiziente Meetings sein mögen, so unterschiedlich müssen deshalb auch die Fähigkeiten des Moderators sein. Hierzu zählen unter anderem Kompetenzen wie Organisationstalent, aktives Gestalten von Gruppenprozessen und eine starke Zielausrichtung. Gefordert ist insbesondere auch eine sowohl prozess- als auch ergebnisorientierte Gesprächsführung durch einen Moderator.
Der Moderator muss spüren, wann und in welcher Weise sein Einsatz gefordert ist. Eine gelungene Moderation hat viel mit Angemessenheit und Übereinstimmung von Situation, Thema und den teilnehmenden Menschen zu tun. Gleichzeitig muss der Moderator aber auch bereit sein, die mit seiner Aufgabe verbundene Entscheidungsbefugnis auszuüben. Setzt er sich gegen Langredner nicht durch und achtet er nicht auf die Zielführung der Beiträge, wird ihm die Besprechung entgleiten.
Zur Moderationsvorbereitung zählen:
- Wichtigster Vorbereitungspunkt: Ist dieses Meeting wirklich erforderlich? Gibt es eine andere Möglichkeit, die Informationen auszutauschen bzw. sich abzustimmen?
- Ist es sinnvoll, diese Besprechung zu moderieren?
- Einladung und Agenda verschicken.
- Das eigene Rollenverständnis prüfen.
- Die Besprechung organisatorisch vorbereiten.
- Die inhaltliche Vorbereitung durchführen.
- Überlegungen bezüglich der Ziele des Moderations-Auftraggebers sowie der Teilnehmer anstellen.
- Visualisierungen (Flip Charts) für einzelne Tagesordnungspunkte sowie eine To-do-Liste vorbereiten.
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Verfasst von Andreas Reisenbauer – folgen Sie Ihm auch auf <a href="http://twitter.com/AReisenbauer" target="_blank">Twitter</a>
Andreas Reisenbauer
(SYSCOMM-Inhaber)
